Politique relative aux données
à caractère personnel des clients / contacts

SOMMAIRE

1. PREAMBULE

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cadre de son activité, Vodiff met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

- « client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de Vodiff;
- « contact(s) » : désigne tout personne physique ou moral en relation avec Vodiff mais qui n’est pas client (prospects, relations, partenaires, …) ;
- « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, les responsables du traitement seront généralement les clients de Vodiff. Toutefois, Vodiff pourra également être responsable du traitement de ses propres collectes de données ;
- « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique de Vodiff pour les données qu’il traite pour le compte de ses clients, mais également des prestataires avec lesquels Vodiff travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;
- « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont au titre des présentes qualifiées de « client » ou de « contact » ;
- « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

• Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, immatriculation véhicule, numéro client, CNI)
• Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletter
• Vie personnelle / professionnelle lorsque c’est nécessaire
• Données bancaires si nécessaire

Données techniques
(selon les cas d’usage)

• Données d’identification (adresse IP)
• Données d’acceptation (clic)
• Données de localisation

Vodiff ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».

6. ORIGINES DES DONNÉES

Vodiff collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :

- données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande) ;
- cartes de visites ;
- e-mail ;
- fiches ou formulaires électroniques remplis par le client ;
- inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
- liste communiquée par les organisateurs d’évènements auxquels nous participons ;

De manière exceptionnelle nous pouvons louer des bases de données.
La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs de Vodiff. Dans ce cas, Vodiff prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.

7. FINALITES DU TRAITEMENT

Selon les cas, Vodiff traite vos données pour les finalités suivantes :

- gestion de la relation client (GRC) ;
- gestion de la relation contact (GRP) ;
- suivi des achats / ventes de véhicule et des stocks ;
- contrôle de la carte grise ;
- envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
- gestion du service client (par téléphone ou en ligne) ;
- envoi de vœux de la part de Vodiff ;
- amélioration de nos services ;
- réponse à nos obligations administratives ;
- vidéosurveillance à des fins de sécurité des biens et des personnes ;
- mise en relation de clients et de professionnels ;
- réalisation de statistiques.

8. BASE LEGALE

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle
Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, le consentement

9. DESTINATAIRES DES DONNEES

Vodiff s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.
Destinataires internes Destinataires externes

- le personnel habilité du service de la direction, du service communication, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- Prestataires ou services support (ex service de traduction, prestataire informatique, reprographie, etc...)
- Administration judiciaire, auxiliaires de justice, avocats, experts, mandataires, huissiers, enquêteurs, etc.
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
- Instances ordinales
- Administration
- Le personnel habilité des sous-traitants

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et contacts au sein de Vodiff sont soumis à une obligation de confidentialité.
Vodiff décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Vodiff n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

10. DUREE DE CONSERVATION

La durée de conservation des données est définie par Vodiff au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement	Durée de conservation
Données relatives aux clients	Pendant la durée des relations contractuelles avec Vodiff, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données relatives aux utilisateurs	Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par Vodiff et 1 an après la dernière intervention Cookies : 13 mois
Données relatives aux contacts et prospects	3 ans à compter de leur collecte par Vodiff ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
Données techniques	1 an à compter de leur collecte
Données bancaires	Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Lutte contre le blanchiment	5 ans à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Vodiff n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

11. DROIT D’ACCÈS (DROIT DE COPIE)

Les clients et contacts disposent traditionnellement d’un droit de demander à Vodiff la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
- être formulée par écrit à l’adresse suivante : VODIFF – 1 RUE DU TONNELIER ou à l’adresse e-mail auto@vodiff.fr.

Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Vodiff. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Vodiff pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.
Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser Vodiff.

12. MISE A JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION

Vodiff satisfait aux demandes de mise à jour :

- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
- sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

13. DROIT À L’EFFACEMENT

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Vodiff et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et contacts sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.